Rodrigo Shyton, Líder da Gestão no Grupo Gaia, mostra como delegar tarefas urgentes sem parecer “chefe mandão”.
Delegar tarefas costuma ser uma atividade frequente na rotina de um líder, e não é para menos, esta atividade tem o poder de melhorar a produtividade geral da equipe, desenvolver os integrantes e dinamizar as atividades do dia a dia.
Mas e quando a atividade delegada precisa ser entregue com urgência? Para o dia seguinte digamos, ou mesmo para o próprio dia? E se essas demandas precisam ser delegadas a mesma pessoa em momentos diferentes do dia? Qual é a melhor forma de delegar sem parecer aquele “chefe mandão” que apenas repassa atividades e acaba sobrecarregando e desmotivando o liderado?
Tenho 5 dicas práticas que evitam o efeito do “chefe mandão” e todo o prejuízo que causa aos liderados e equipe. Vamos a elas!
1 – Evite palavras na primeira pessoa do singular, tire o “eu” da jogada
Frases como “Preciso que essa tarefa seja feita hoje”, “Preciso que o relatório seja enviado até amanhã” não são as melhores formas para delegar uma atividade. Lembre-se que a necessidade não é de fato sua, elas fazem parte do trabalho da área, que contribuem para o propósito da companhia, algo maior no qual tanto você quanto seu liderado fazem parte. Logo, tente retirar o “eu” dessas demandas, procure utilizar palavras na primeira pessoa do plural, elas passam a ideia de que é uma atividade necessária para todos e também gera a sensação de grupo e pertencimento. “Precisamos que esta tarefa seja feita com X prazo”, “Precisamos desses dados para enviar ao cliente”, e por aí vai.
2 – Explique o motivo pelo qual a demanda é urgente e o contexto geral da atividade
Entendendo o real motivo da urgência e o contexto da demanda, o liderado conseguirá assimilar melhor o quão importante aquela atividade é e por que precisa ser feita de forma rápida. Além disso, a pessoa demandada poderá, entendendo o contexto geral da atividade, propor novas maneiras de concluí-la, a partir de suas experiências e ponto de vista, tornando a solução muitas vezes mais prática.
3 – Coloque-se à disposição para ajudar, se necessário
Sempre que demandar algo urgente, coloque-se a disposição para ajudar caso o liderado tenha alguma dificuldade, afinal, retirar as pedras do caminho para que os liderados avancem faz parte da rotina de um líder. “Precisamos enviar esse relatório para o cliente até amanhã, é o prazo final para que a contabilidade dele feche os balanços, se precisar de algo me avisa que olhamos juntos, tudo bem?”.
4 – Empodere a pessoa demandada
Agora que o liderado compreende a urgência da tarefa, o contexto geral dela e sabe que você estará lá caso apareça alguma dificuldade no caminho e que a necessidade não é de fato sua mas da companhia, empodere o liderado para a conclusão da tarefa. Palavras que remetem a liderança e confiança ajudam bastante. “Você lidera esse assunto?”, “Você toma a frente pra que isso aconteça?”, “Coordena isso?”.
5 –Dica bônus: realize daily meetings com seu time
São reuniões diárias que devem acontecer antes da equipe iniciar suas rotinas, cada integrante fala quais são suas prioridades para o dia, algo que dura cerca de 1 minuto por pessoa. Essa reunião rápida te ajudará a identificar a pessoa que conseguirá auxiliar melhor em caso de uma demanda urgente sem que fique sobrecarregada com as demandas que já possui.
Você tem uma experiência sobre esse assunto e quer compartilhar com outros líderes? Clique aqui e escreva seu artigo!
Ou se inspire com esses outros artigos incríveis sobre liderança:
Será que não está na hora do ESG virar ESGD e considerar Diversidade também?, por Dani Botaro, Head de Diversidade e Inclusão da Oracle América Latina.
Você sofre de "paralisia por análise"?, por Kiko Kislansky, co-fundador da Euzaria Moda Consciente