Vou apresentar uma ferramenta poderosa que passamos a utilizar na Gaia e que além de ser super útil se tornou indispensável para as equipes!!!
Steve Jobs almoçava quase todos os dias com o gênio do
design Jonathan Ive (rapazes da foto acima). O magnata John
Rockefeller almoçava todos os dias com seus nove diretores da
Standard Oil. O bilionário investidor T. Boone Pickens toma cafés da
manhã diários com seu time…
Ótimo, mas eu faço esporte duas vezes por semana na hora do almoço… e
prefiro tomar café da manhã em casa, antes de levar minha filha para a
escola… o que fazer???
Segundo Verne Harnish, no seu ótimo livro Scaling Up, a informação
deve circular rapidamente e de forma eficiente pela equipe e a melhor forma de atingir isto, segundo ele, é através do Daily Huddle… que
na Gaia chamamos apenas de Daily!
Em julho de 2015, logo após eu ler o Scaling Up, começamos a
aplicar o Daily em algumas áreas da Gaia para ver se funcionava.
O resultado foi ótimo! Não conseguimos viver sem o Daily...
E como funciona???
Objetivos:
- Agilizar a tomada de decisões;
- Resolver problemas e corrigir rotas;
- Gerar sinergias;
- Identificar quem trabalha e quem pega carona.
Diretrizes gerais:
- Todos de pé; assim agiliza e ninguém se acomoda;
- Duração: até 15 minutos; pode ser menos, tem que ser rápido;
- Participantes: idealmente até 8 pessoas (pessoas da mesma equipe).
***
Agenda:
1. O que se passa???
Nos primeiros 5 minutos, cada pessoa fala o que será importante nas
próximas 24 horas.
A ideia é detectar conflitos, agendas cruzadas e oportunidades perdidas.
2. Métricas:
Nos próximos 5 minutos, as pessoas falam rapidamente do andamento
dos KPIs (daí a importância de todos terem suas principais métricas de
desempenho definidas e na ponta da língua.).
3. Dificuldades:
Nos 5 minutos finais cada um fala quais as dificuldades que estão
atrapalhando o desenvolvimento das suas atividades.
Essa é a parte mais importante da reunião, pois conseguimos resolver
entraves de uma forma muito rápida.
***
PONTOS IMPORTANTES:
É muito comum as pessoas querem falar mais, explicar, contar… não deixe, corte. Todos devem ser breves e diretos. Quem coordenar, seja rígido com horário.
Um Daily bem feito elimina muitos emails (o que é maravilhoso \o/).
Pode ser em qualquer hora do dia, dependendo das atividades e da rotina
da equipe.
Porém, todos os dias deve ser no mesmo horário… horários estranhos,
como 9h19 são melhores para não atrasar. Quem não puder participar no dia, manda um mensagem para o resto da equipe com os seus pontos.
Quando alguém está fora do escritório, participa por Skype ou telefone.
É incrível como a comunicação e o alinhamento melhoram. E se alguém
está fazendo corpo mole, todos do grupo irão rapidamente perceber.
Experimente com sua equipe, sugira ao seu gestor. Garanto que se for bem
feito, será muito bom para a sua equipe, assim como tem sido para a
nossa!
E compartilhe comigo as suas experiências e ideias!
Muito boa sorte!
João Paulo Pacifico
Ps1. Se você gosta dos experimentos que fazemos na Gaia, siga a gente no
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Ps2. Além dos artigos, se quiser se divertir e saber mais ideias, leia Onda
Azul: 5 passos para formar equipes felizes e empreender com
sucesso. Clique aqui ou no livro abaixo.
Ops... já ia me esquecendo das fontes deste artigo:
Scaling Up, Verne Harnish
Onda Azul, eu ;-)
Valeu.... Vamos com tudo!!!